Vivimos tiempos de ajustes y, cuando los recursos escasean, conceptos como eficiencia y productividad se convierten en palabras de uso frecuente. Como dice el refranero Español, “sólo nos acordamos de Santa Bárbara cuando truena” y, en estos momentos, el estruendo es de una magnitud colosal.
En este contexto, todos coincidimos en la necesidad imperiosa de poner en marcha de forma urgente medidas que eviten el despilfarro y el pozo sin fondo en que se han convertido algunas de nuestras instituciones públicas. Nuestros gobernantes tienen la obligación de obtener un sector público lo más eficiente posible. Deben plantearse cuestiones como; ¿cuál es la misión de esta institución? ¿es dicha misión coherente con las políticas que pretendemos desplegar? ¿hay otras instituciones similares a ésta o que tengan la misma misión? Las respuestas acertadas a estas y otras preguntas llevarán (en eso confiamos) a configurar el nuevo mapa del sector público. Hecho esto, aún quedará por delante un buen “trabajo de albañilería”.
Muchas instituciones requerirán un estudio específico, con propuestas de acciones concretas que pasen por simplificar tareas, estandarizar las formas de trabajo, asegurar la calidad de los flujos de información, eliminar duplicidades o pasos innecesarios, incluso habrá que estudiar la necesidad de fusiones o desaparición de algunas de ellas.
Los usuarios de una institución no interaccionan con ningún tipo de declaración institucional (misión, objetivos estratégicos, cartas de servicios, etc) sino con sus operaciones, con sus procesos y, por tanto, son dichos procesos los que determinan sus percepciones reales y su grado de satisfacción o insatisfacción. En consecuencia, debemos ser capaces de diseñar y gestionar esos procesos de forma que resulten eficaces para alcanzar los objetivos establecidos para la institución y consigan satisfacer a los usuarios con el mínimo consumo de recursos.
Las operaciones son las que más recursos consumen en cualquier organización (las operaciones incluyen todas las actividades necesarias para la prestación de servicio) por lo que es precisamente en este área donde mayores esfuerzos pueden realizarse para la reducción de los costes.
Hay garantizar que la estructura organizativa de cada institución es estrictamente la que se necesita, no se pueden seguir manteniendo estructuras, en muchas ocasiones, sobredimensionadas. Hay que adecuar las cargas de trabajo y la competencia profesionales, alineando los objetivos de las personas con los objetivos de los procesos en los que participan.
Asimismo, habrá que revisar y adecuar los sistemas de información y control para garantizar que proporcionan la información relevante acerca del desempeño de los distintos procesos y facilitan la toma de decisiones.
Algunas instituciones públicas ya emprendieron este camino con éxito y otras muchas van a tener que emprenderlo en los próximos tiempos. Por el camino, pueden aparecer algunos escollos como el desánimo, el pesimismo, la escasez de recursos o la existencia de organizaciones muy departamentales formadas por pequeños “reinos de taifas” y poco orientadas al usuario. Para superarlos, necesitaremos determinación, capacidad de liderazgo y de contagiar la ilusión, metodologías específicas y contar con la participación de todo el personal involucrado.
Octavio Garrido Fernández
Socio Director
IMP Consultores
