Es bien sabido que la rapidez de ZARA para producir sus colecciones es debido a una total integración de sus procesos operativos, lo que a menudo se conoce como “Just in Time”.

“Just in Time” fue iniciado por Toyota Motor Company en 1948. En palabras de Dr. Ohno, su creador, quiere decir hacer “sólo lo que se necesita, cuando es necesario, y en la cantidad necesaria.” Probablemente, una de las principales aportaciones del modelo japonés es el descubrimiento de las actividades operativas (fundamentalmente producción) como arma para conseguir ventaja competitiva. La función de producción no es ya una función aislada, sino que está en contacto con el mercado, conocida y entendida por todos los componentes de la empresa.

A partir de 1990, a partir de la salida del libro ”La máquina que cambió el mundo” (J. P. Womack, D. T. Jones y D. Roos), lo que se llamaba “Just in Time” fue sustituido por el término ”Lean”, sobre todo porque los autores consideran el primer término como una parte del sistema global que lo nombran con “Lean”. Personalmente, me atrevería a decir que ambos términos denotan prácticamente lo mismo, ya que se podría apreciar en múltiples libros sobre “Just in Time”, que lo que Womack y sus compañeros denominan como producción ajustada (o “Lean”) es en realidad “Just in Time”.

La base del sistema (“Just in Time” o “Lean”) radica en la reducción del tiempo de entrega, eliminación de stocks, mejora continua y la eliminación del despilfarro. Es necesario eliminar todo lo que no añada valor al producto final, como revisiones y rectificaciones, mala distribución en planta, existencias, largos periodos de preparación de las máquinas y de fabricación, entre otros.

Dr. Ohno aplicó varias técnicas para conformar el “Just in Time”, lo que le llevó más de 20 años para una total implantación. La primera técnica aplicada por Toyota y que está completamente implantado en ZARA fue el “Sistema Pull”, que se lleva a cabo a través de tarjetas Kanban.

El sistema utiliza un ajustado stock intermedio de materiales (semiterminados) que están listos para ser usados por el siguiente proceso en el momento que lo necesita. Cuando se usa un material, se envía una señal al anterior proceso para reemplazar lo que se ha utilizado o se ha completado, asi desde que el cliente compra, que es el último proceso, hasta el comienzo de la fabricación, que es el primero (sin tener en cuenta proveedores). Para evitar el exceso de producción, el sistema mantiene pequeñas cantidades de materiales semiterminados que se necesitan y reemplazan tan sólo lo que se utiliza, sólo cuando se ha utilizado.

Para alimentar este sistema, ZARA utiliza una red de fábricas automatizadas en España y más de 300 pequeñas fábricas de acabado en el norte de África y Turquía, para crear constantemente materiales semiterminados. Cuando un diseño es aprobado, los materiales semiterminados necesarios son enviados a las fábricas de acabado para su transformación en producto final, listos para ser enviados en tan sólo 24 horas para Europa, y en 40 horas a los mercados de Asia y América del Norte. El resto de materiales semiterminados se pierde, pero siempre será de mucho menor valor que el producto ya finalizado.

Este sistema produce por tanto pequeñas cantidades para adaptar la oferta a la demanda de los clientes, al contrario de producir grandes cantidades de productos estandarizados, que provocan excesos de stocks y posibles pérdidas por baja demanda. Con el flujo de pocas cantidades de producción, se responde además a la demanda de forma más rápida y eficiente.

El resultado es que aproximadamente ocho horas después de que el gerente de tienda hace el pedido en base a la demanda, los artículos son recogidos, embalados y listos para salir de su centro de distribución en el noroeste de España para cualquier lugar del mundo.