Desde IMP Consultores, llevamos desde el año 1993 implantando sistemas de gestión certificables. Empezamos con las ISO9001 de calidad en los 90, luego llegó ISO14001 de gestión medioambiental, la 45001 de seguridad y salud laboral, y muchos otros esquemas certificables de responsabilidad social/ESG, seguridad de la información, seguridad alimentaria 22000, IFS/BRC, conciliación efr, objetivos de desarrollo sostenible, compliance, huella de carbono, economía circular y decenas más. En fin, un bombardeo en toda regla y un mareo. Además de las certificaciones voluntarias, la diarrea legislativa de los diferentes gobiernos, europeo, nacional, autonómico y local es creciente e imparable.
Las empresas estamos bombardeadas con estas múltiples exigencias para demostrar nuestro compromiso y comportamiento adecuado por parte de nuestros clientes, los gobiernos y la sociedad, y es importante que demos respuesta a estas exigencias de forma eficiente, diseñando sistemas de gestión que realmente aporten valor a la gestión diaria y que no sea un lastre. Esto sistemas permiten obtener un certificado y demostrar de forma objetiva los requisitos que nos pidan los clientes, pero no nos olvidemos de que también hay que vender, producir o prestar los servicios y, además, para que no falte de nada, cobrarlos. Y todo, con máxima eficiencia, mínimo coste, cumpliendo todos los requisitos, plazos… Y siendo rentables para poder invertir y crecer. Eso es lo que intentamos hacer en IMP Consultores desde hace más de treinta años.
En nuestra experiencia, varias claves para conseguir esto:
- Hacer que el sistema de gestión sea una herramienta importante, si no la principal, para la gestión de las operaciones de la empresa. Los sistemas de gestión tienen herramientas para definir la estrategia (Misión, visión, políticas), los objetivos de mejora, los procesos, los indicadores de cada proceso, cómo hacer seguimiento y cómo actuar en caso de desviación de lo deseado, la estructura de la empresa, las funciones. En definitiva, muchas de las herramientas que son importantes para el día a día de la empresa se pueden definir y controlar con un buen sistema de gestión; ISO9001 de calidad, por ejemplo. Son muchas de las principales herramientas que debe tener definidas y controladas cualquier empresa para ser eficiente de forma continua.
- Enfoque a procesos. Los procesos son lo más importante que debe funcionar en una empresa, en todas, sea del sector que sea. Aprovechemos las normas de gestión para identificar nuestros procesos estratégicos, operativos y de soporte en un buen Mapa de Procesos, con las interrelaciones entre cada uno de ellos. Y luego, definamos bien esos procesos, de forma clara y completa, y con la gente realmente involucrada en cada proceso, que son los que saben cómo funciona y cómo debe funcionar. Definamos de forma gráfica y sencilla para cada proceso, qué se hace, quién lo hace, cómo y cuándo, con responsables claros de cada proceso y que realmente hagan esa función, asegurando que cada proceso funciona de la forma más eficiente y, por tanto, que la empresa funciona bien.
- Apoyo en los sistemas informáticos de la empresa. Los procesos tienen que definirse usando las herramientas de gestión que tenga la empresa, sea un software completo tipo ERP o un sistema básico de contabilidad y facturación. Todas las herramientas informáticas que tengamos para la producción o prestación de los servicios, compras, almacén o facturación, deben estar perfectamente integradas en los procesos que definamos.
- Integrar los sistemas, de forma que un solo sistema te permita certificar diferentes disciplinas, normas o especificaciones. Un buen sistema integrado te permite cumplir en general con el 80% de los requisitos de cualquier nueva exigencia, de cualquier nueva norma o especificación. Luego, ese 20% restante tendrá que ver con la norma o modelo particular del que estemos hablando y habrá que añadirlo al esquema general. Podrá ser seguridad alimentaria, sector aeronáutico, automoción, innovación, responsabilidad social, medio ambiente y otros. Pero, el 80% de cualquier modelo ya lo tenemos.
- Sencillez. Sistemas sencillos, con mínima documentación, sólo aquella documentación que realmente aporte valor y haga que un proceso sea diferencial, sea mejor, más controlado y exitoso respecto a no tener documentación definida. Y ante la duda, no definamos más documentación y procedimientos. Hagamos que ruede el sistema y si vemos que hace falta definir algo, lo añadimos más tarde. En esto, el papel del consultor es fundamental, para que conozca nuestro modelo de negocio y definamos los procesos y procedimientos realmente relevantes para el negocio. Los que sean importantes para la empresa, no para el organismo certificador o la norma. Hay que arriesgar aquí.
- Liderazgo de la dirección. Si los líderes consideran que el sistema es importante, tienen que comunicarlo de forma clara y asegurar que es importante para todos. Y lo será, pero a lo largo del tiempo, de forma continua.
- Involucración del personal. No puede ser que cualquier sistema de gestión, de calidad, de responsabilidad social, sea responsabilidad sólo del responsable de calidad o responsabilidad social. Tenemos que involucrar a todo el personal, cada uno en lo suyo. De esa forma los sistemas irán solos, todos se sentirán parte de los procesos y mejorarán de forma continua.
- Papel de los certificadores. Es fundamental que los organismos certificadores aporten valor. Hay muchos organismos acreditados para elegir. A nosotros en IMP Consultores nos gustan aquellos que, aunque nos hacen trabajar más como consultores, realmente se centran y auditan en lo importante, y aportan valor y mejora al sistema que se esté auditando. Hay que tener en cuenta que nos hacen seguimientos a la certificación al menos anualmente, por lo que verlos venir cada año tiene que ser una oportunidad de mejora y no un castigo. No hay nada más triste que una visita de un certificador de la que salimos diciendo que para esta auditoría no hacía falta tanto sistema. Eso es un mal organismo certificador. Si nos pasa eso, hay que cambiar de certificador.
- Mantenimiento de los sistemas. Las empresas cambian, los procesos se actualizan, aparecen nuevas herramientas tecnológicas y los sistemas hay que actualizarlos y mantenerlos bien y al día. Y tienen que ser fáciles de mantener, que no nos dé pereza y que sea fácil cambiar lo que sea.
- Importancia de las auditorías internas. Para mantener el sistema vivo y en cierta tensión, hay que hacer buenas auditorías internas. Son la principal herramienta de mejora: auditorías completas, involucrando al máximo personal posible, bajando al detalle y a los procesos operativos, hechas por auditores independientes a la empresa, bien cualificados y no sólo detectando incumplimientos, sino aportando oportunidades de mejora. Y un buen informe de auditoría como resultado, que permita definir buenas acciones correctora y de mejora.
Estos son los aspectos que desde IMP Consultores pretendemos conseguir con la implantación de cada sistema que hacemos. No es siempre fácil, requiere trabajo fino de consultoría, pero tras tantos años de experiencia, estamos convencidos de que es la mejor forma de hacerlo y que es lo que nos diferencia de otras alternativas. Más de 1500 empresas certificadas lo pueden confirmar.
Alberto Pascual
Socio Director IMP Consultores
